Stimați colaboratori,
Dorim să venim în sprijinul vostru prin detalierea pașilor care trebuie parcurși pentru a vă implementa sistemul e-factura.
1. Achiziționare Certificat digital (semnatura digitala) de la o unitate autorizata.
Această semnătură digitală se obține de la un furnizor acreditat, îl puteți verifica aici eIDAS Dashboard Trusted List Romania Trust service providers
După ce se achiziționează semnătura urmați următorii pași:
- Se descarcă documentul de confirmare.
- Se completează cu datele personale și după aceea se semnează electronic de către titularul semnăturii.
- Se încarcă pe platforma/site la unitatea emitentă pentru a fi contrasemnat.
- Documentul de confirmare generat/contrasemnat se descarcă și se salvează într-un folder din calculatorul dvs.
- Pregătiți arhiva zip cu următoarele documente: 1. Copie CI administrator și 2. Dovada că sunteți reprezentantul legal (certificat constatator obținut recent sau act constitutiv, etc.).
2. Înregistrare în Spațiu Privat Virtual (SPV)
Accesați link-ul https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp#pj
Completați datele și atașați documentele solicitate.
Veți primi un email cu un cod de acces si un cod de validare.
Veți primi un nr. de înregistrare și în funcție de administrația fiscală de care apartineți va trebui fie să mergeți personal să îl depuneți, fie vor activa ei.
Vă informăm că fiecare persoană juridică are următoarele obligații:
- De a transmite în registrul e-factura facturile in termen de 5 zile de la data emiterii (doar facturi emise către alte firme momentan).
- De a primi facturile de la furnizori din registrul e-factura și de a le arhiva în formatul agreat de Anaf pe perioada prevazută de lege.
- Incepând cu 01.07.2024 vor fi deductibile DOAR acele facturi primite în SPV, în formatul specificat de Anaf, facturile pe suport hârtie sau în format pdf, jpg, etc. fiind opționale. Dacă aveți o factura în contabilitate pe suport hârtie și nu apare și în SPV, nu vi se aprobă la deducere nici cheltuiala și nici TVA.
Termene și conditii de arhivare
Potrivit art. 319 din Codul fiscal, persoana impozabilă trebuie să asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un terț în numele și în contul său, precum și a tuturor facturilor primite.
Persoana impozabilă poate decide locul de stocare a facturilor, cu condiția ca acestea sau informațiile să fie puse la dispoziția autorităților competente fără nicio întârziere ori de câte ori se solicită acest lucru.
Termenul de arhivare este cel prevazut in Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, probate prin Ordinul 2634/2015, respectiv timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.
Fisierele corespunzatoare facturii electronice in format XML si mesajele de eroare sunt disponibile pentru descarcare 60 de zile de la momentul publicarii in spv in sistemul e-factura, iar ulterior vor fi arhivate electronic in conformitate cu prevederile legale in vigoare si eliberate la cerere.
Recomandăm să vă achizitionati și să vă gestionați singuri sistemul e-factura din mai multe puncte de vedere:
- Este mai puțin costisitor.
- Aveti siguranța datelor trimise și arhivate.
- Dacă se întamplă cumva să nu puteți transmite (pene de electricitate, internet nefuncțional, boală, excursii, etc) noi vă susținem și putem prelua pentru moment această îndatorire.
- Dacă doar noi trimitem facturile în SPV, gestionăm arhiva și se întamplă un eveniment neplăcut nu aveți solutțe de rezervă.
- În cazul în care schimbați contabilul și acesta se ocupă de gestionarea e-facturilor, veți avea o perioada de timp în care nu veți putea emite facturi (până preia și dacă preia noul contabil această îndatorire).
- În curând unii furnizori vor trimite doar în SPV e-factura, nemaifiind obligați să o trimită în formatul clasic. Dacă nu aveți acces la facturile primite, e posibil să depășți termenul de plată și să vi se calculeze penalități sau să vi se sisteze serviciile furnizate.